Соблюдение единых правил оформления документов обеспечивает

Инструкция по организация делопроизводства и документооборота в..

Соблюдение единых правил оформления документов обеспечивает

Документы в компании печатаются на бланках установленного образца.

Внутренние документы печатаются на бланке компании с указанием структурного подразделения, предназначенных для служебной переписки.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения генерального директора не могут передаваться другим организациям и лицам.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 7.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размер 12.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

  • 20 мм – левое;
  • 10 мм – правое;
  • 20 мм – верхнее;
  • 20 мм – нижнее.

5.1. Порядок оформления реквизитов документа

Документ должен иметь установленный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения и оформления.

  • Наименование вида документаНаименование вида документа должно быть на каждом документе за исключением писем и соответствовать содержанию документируемого вопроса.
  • Дата документаДатой документа является дата его подписания. Датой утверждаемого документа — дата его утверждения, для протокола — дата проведения заседания. Дата документа проставляется при его подписании, утверждении или при регистрации. При этом число и месяц вписываются от руки, год – может быть впечатан заранее. Пример: «01» января 2020г.Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например: 01 января 2020г.
  • Регистрационный индекс (номер) документаИндексированию подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
  • Ссылка на индекс и дату входящего документаСсылка на индекс и дату входящего документа включает индекс и дату документа, на который дается ответ, и проставляется на бланке исходящего письма в специально отведенном месте; в текст не включается.
  • Место составления или изданияРеквизит указывается на бланке вида документа (например: приказа, постановления, решения и др.). Этот реквизит содержит сведения о том географическом пункте, где зарегистрирована организация; место нахождения юридического лица, определенное его государственной регистрацией; место составления документа.
  • Гриф ограничения доступа к документуГриф ограничения доступа к документу (например: конфиденциально, для служебного пользования) проставляется без кавычек на первом листе документа на верхнем поле справа.
  • Адресат (адресование)Документ адресуют организации, ее структурному подразделению или конкретному лицу. При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности. Если документ отправляют в несколько однородных организаций, их названия указывают обобщенно. Например: Директорам филиалов
  • Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым и т.д. адресатом не указывают. При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список на рассылку, и на каждом документе указывается только один адресат. В состав реквизита «адресат» входит почтовый адрес (при необходимости).Реквизит «адресат» помещается в правой верхней части бланка напротив реквизитов организации-отправителя. При этом все строчки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю либо центрируются по самой длинной строке.
  • Заголовок к текстуЗаголовок к тексту составляется исполнителем документа во всех случаях, когда документ оформлен на бумаге формата А4. Заголовок отражает в краткой форме основное содержание документа и используется при регистрации. Заголовок должен быть кратким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием вида документа. Заголовок на бланке обычно располагают слева над текстом документа, отступив от надписи бланка 2-3 межстрочных интервала. Заголовок печатают через один межстрочный интервал. Заголовок к тексту договоров, актов и т.п. располагают над текстом по центру документа. Точку в конце заголовка не ставят.
  • Текст документаТекст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно и кратко. должно быть увязано с ранее изданными по этому вопросу документами.

При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие принципы:

— объективность и достоверность содержания, — полнота информации, краткость изложения;

— структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как: введение (причины, основания или цели составления документа), изложение (доказательство), заключение (выводы, просьбы, предложения, распоряжения, решения, рекомендации).

Особое внимание следует уделить языку и стилю служебных документов:

— нейтральный тон изложения;— точность и ясность изложения;— исключение повторов и излишних подробностей;— употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний (направляем на рассмотрение и утверждение…, проверкой установлено, что…);— ограниченная сочетаемость слов (вносить предложения, а не давать предложения; предоставить кредит, а не выдать кредит; обладать правом, а не владеть правом; вступать в силу, а не входить в силу);— использование отглагольных существительных (оказать содействие, а не посодействовать; оказать поддержку, а не поддержать; произвести ремонт, а не отремонтировать);— безличный характер изложения;— употребление специальных терминов;— использование сокращенных слов;— исключение из текста архаизмов (сего года, при сем направляем);

— исключение заимствованных слов, имеющих аналог в русском языке (продлить, а не пролонгировать) и др.

Используемые в тексте наименования юридических лиц (в том числе: полные, сокращенные и на английском языке, если это предусмотрено уставом) должны точно соответствовать учредительным документам. Например: Открытое акционерное общество «ВАША КОМПАНИЯ» либо ОАО «ВАША КОМПАНИЯ»; «VAHSA KOMPAHYA» Open Joint Stock Company либо «VAHSA KOMPAHYA» OJSC.

Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с точками после них.

Наиболее краткой формой изложения сведений в документе является таблица. Над таблицей помещается заголовок, отражающий ее содержание. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.

Подзаголовки граф и строк грамматически должны согласовываться с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатают только номера граф. Если таблиц в документе несколько, то над таблицей справа пишут слово «Таблица» и указывают ее порядковый номер (без знака №). В тексте документа должны быть ссылки на все содержащиеся в нем таблицы.

Текст документа печатают, отступив 2-4 интервала от реквизита «заголовок к тексту», через 1,5 межстрочных интервала, а при объемном тексте через один межстрочный интервал.

В документах, составленных на двух и более страницах, вторая и последующая страницы нумеруются

  • РезолюцияРезолюция закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Резолюция оформляется руководителем на самом документе и состоит из следующих элементов: текста, подписи, даты.

По своему характеру текст резолюции может быть двух видов:— резолюции, содержащие решение вопроса (Пример: «Зачислить», «Отказать»);— резолюции, содержащие указание на порядок подготовки вопроса. В этом случае текст резолюции должен содержать фамилию исполнителя (исполнителей), конкретное поручение и срок его выполнения.

Если в резолюции указывается несколько исполнителей, то ответственным за исполнение документа в целом является лицо, указанное первым, или за кем определен созыв исполнителей.

Соисполнители документов представляют все необходимые материалы и в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов.

  • ПодписьРеквизит «подпись» располагают после текста, отступив 2-3 межстрочных интервала, а на договорах, актах и т.п. – ниже наименования организаций-участников сделки, их платежных реквизитов, указания юридических и фактических адресов сторон.Реквизит «Подпись» содержит наименование должности лица, подписавшего документ (полное, т.е. с наименованием организации, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, без наименования организации, на документе, оформленном на бланке), личную подпись и расшифровку подписи, например:

Генеральный директор
ОАО «ВАША КОМПАНИЯ» Иванов М.Ю. Иванов

или

Генеральный директор Иванов М.Ю. Иванов

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор Иванов М.Ю. Иванов

Главный бухгалтер Петров А.В. Петров

Если документ подписывается несколькими равными по должности лицами, их подписи располагают на одном уровне, например:

Генеральный директор Генеральный директорОАО «ВАША КОМПАНИЯ» ЗАО «Ваш партнер»

Иванов М.Ю.Иванов Семенов С.П. Семенов

Оттиск печати ставится либо на специально обозначенное грифом «МП» место печати, либо так, чтобы оттиском был захвачен край надписи наименования должности лица, подписывающего документ, и часть его личной подписи.

Пример:
Генеральный директор личная подпись М.Ю.Иванов

или:

Генеральный директор Генеральный директорличная подпись личная подпись

М.Ю. НИванов С.П. Семенов

мп мп

5.2. Парафирование документов

Для усиления контроля за порядком оформления договоров (приложений к договорам), количество листов в которых более одного, на окончательном варианте документа каждый лист желательно подписать (запарафировать) лицами, на подписи которых проставляются печати.

5.3. Заверение документов

Для обеспечения сохранности и во избежание внесения изменений в уже подписанные и утвержденные документы (договоры), содержащие более чем один лист, листы документа должны быть пронумерованы.

Номера страниц проставляются на второй и последующие листы посередине верхнего поля арабскими цифрами без слова «страница» (стр.). Точки и тире не ставятся.

Если документ изготовлен на двух сторонах листа, то нечетные номера проставляются на лицевой стороне, а четные — на обратной.

Желательно, чтобы перед подписанием и простановкой печати документ был прошит и заверен на оборотной стороне последнего листа заверительной надписью.

Заверительная надпись: «Всего прошито и пронумеровано количество (цифрами и прописью) листов» скрепляется подписью директора и печатью компании.

Источник: https://glx.su/organizaciya-dokumentooborota/

Делопроизводство это –

Соблюдение единых правил оформления документов обеспечивает

Тесты

a. совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов;

b. оформление по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий;

c. процессы, относящиеся к записи информации;

d. работа с документами в соответствии с требованиями действующих законодательных актов и нормативно-методических материалов.

2. Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях фиксируются в:

a. актах;

b. отчетах;

c. протоколах;

d. докладах.

3. Соблюдение единых правил оформления документов обеспечивает:

a. Качественное составление документов, юридическую силу документов;

b. Юридическую силу документов, оперативность и качественное составление документов, организацию быстрого поиска документов, активное использование ЭВМ при составлении документов;

c. Юридическую силу документов, оперативное составление документов;

d. Организацию быстрого поиска документов, их юридическую силу.

4. Для наилучшего понимания смысла документа наиболее значимую часть нужно размещать:

a) В начале текста;

b) В середине текста;

c) В конце текста;

d) Не имеет значения.

5. Правовой статус работника организации регламентируется:

a) положением о структурном подразделении;

b) приказом по основной деятельности;

c) должностной инструкцией;

d) приказом по личному составу.

6. Датой вступления приказа в силу является:

a) дата его оформления секретарем;

b) дата его подписания руководителем;

c) дата документа, на основании которого оформляется приказ;

d) дата введения его в действие, указанная в тексте.

7. При приеме сотрудника на работу необходимо оформление следующих документов:

a) заявление сотрудника о приеме, трудовой договор (контракт), приказ о зачислении;

b) заявление сотрудника о приеме на работу, трудовой контракт;

c) приказ о зачислении сотрудника на работу;

d) резюме, заявление сотрудника о приеме, трудовой договор (контракт), приказ о зачислении.

8. Четкая организация работы с документами необходима для:

a) упорядочения их регистрации;

b) правильного хранения;

c) создания оптимальных условий для всех видов работ с документами;

d) для своевременного их использования.

9. Какие документы относятся к нерегистрируемым?

a) Факсы, письма-запросы;

b) Поздравительные письма, приглашения;

c) Письма-ответы;

d) Контракты и договора, не состоявшиеся по каким либо причинам.

10. Когда документ считается исполненным и снимается с контроля?

a) после исполнения заданий;

b) после сообщения результатов заинтересованным организациям;

c) после предоставления документированного подтверждения исполнения;

d) когда результаты исполнения отмечены на исполненном документе.

11. Бизнес – план на 1998-2003 гг. подшивается в дело:

a) 1998 года;

b) 2003 года;

c) 2000 года;

d) 1997 года.

12. В задачи архива входят:

a) организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства;

b) прием, учет, хранение документов, законченных делопроизводством;

c) прием, учет, хранение документов, законченных делопроизводством; информационно-справочная работа по архивным документам предприятия;

d) прием, учет, хранение документов, законченных делопроизводством для их дальнейшего уничтожения.

13. После истечения срока использования документа в делопроизводстве он подлежит:

a) уничтожению;

b) передаче в архив, уничтожению или дальнейшему использованию;

c) сдаче в утильсырье;

d) передаче в архив.

14. Текстовый редактор – это:

a) программа для составления и редактирования документов;

b) трафареты документов разных видов, заранее введенные в память ПК;

c) программа для составления документов, с использованием шаблонов (образцов) конкретных документов;

d) программа, для обработки корреспонденции

15. Локальная компьютерная сеть – это:

a) сеть, распространенная за пределы офиса;

b) сеть, распространенная внутри офиса;

c) несколько компьютеров, выполняющих обработку однотипной документации;

d) сеть, которая охватывает всю нашу планету.

16. Использование баз данных сокращает время регистрации т.к.:

a) традиционная регистрация документов в журнале заменяется вводом сведений о документе в память ПК, при этом номер, дата регистрации проставляются автоматически, а повторяющиеся реквизиты выбираются из соответствующих списков;

b) можно производить выборку документов с заданным сроком исполнения, поставленных при регистрации на контроль;

c) в регистрационную карточку баз данных вносятся сведения о номере дела (папки), в которое подшит исполненный документ;

d) документы систематизируются по различным реквизитам.

17. Бланки протокола содержат следующие реквизиты:

a) наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, номер протокола, место заседания, заголовок к тексту, текст, подписи;

b) наименование организации, наименование вида документа, номер протокола, место заседания, гриф утверждения заголовок к тексту, текст, подписи;

c) наименование вида документа, дата заседания, место заседания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подписи;

d) наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, номер протокола, место заседания, текст, подписи.

18. В тексте протокола краткой формы указываются:

a) инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих, а также инициалы, фамилии и должности лиц, приглашенных на совещание;

b) список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения;

c) список присутствующих, порядковый номер вопроса по повестке дня, заголовок к докладу, фамилии докладчиков и выступающих в порядке их выступления;

d) номер протокола, место составления, заголовок к тексту, текст (повестка дня, слушали, постановили), подписи.

19. Каким документом оформляется списание материалов?

a. Актом;

b. Приказом по основной деятельности;

c. Протоколом;

d. Распоряжением руководителя предприятия.

20. Внутренние документы:

a) регистрируются в день поступления;

b) регистрируются в день подписания;

c) не регистрируются;

d) регистрируются в день утверждения.

21. Основная цель организации контроля исполнения – . . .

a) обеспечение своевременного и качественного исполнения документов;

b) обеспечение сохранности документов, устранение возможности потерь документов;

c) обеспечение поиска документов в информационно-справочных целях;

d) проверка своевременного доведения документа до исполнителя.

22. Когда документ считается исполненным и снимается с контроля?

a) после исполнения заданий;

b) после сообщения результатов заинтересованным организациям;

c) после предоставления документированного подтверждения исполнения;

d) когда результаты исполнения отмечены на исполненном документе.

23. На рассмотрение руководства передаются:

a) документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации;

b) все подлежащие исполнению документы;

c) только документы, адресованные руководителю организации;

d) рассмотрение всех документов проводится работником службы ДОУ.

24. К документам по личному составу относятся:

a) Трудовые контракты, трудовые книжки, личные дела, заявления о приеме на работу;

b) Заявления работников о приеме и увольнении, резюме, автобиография;

c) Личные дела, трудовые контракты, приказы по л/с, трудовые книжки, личные карточки, лицевые счета по заработной плате;

d) Заявления работников о приеме и увольнении, резюме, автобиография; трудовые контракты.

25. Планово-отчетные документы группируются в дела по:

a) номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам;

b) предметно-вопросному и хронологическому признакам;

c) авторскому признаку;

d) хронологическому признаку.

26. Приложения к документам помещаются в дело:

a) в зависимости от даты их утверждения;

b) в зависимости от даты составления;

c) присоединяются к документам, к которым они относятся;

d) формируются в отдельное дело.

27. Экспертная комиссия возглавляется:

a) одним из заместителей руководителя учреждения;

b) секретарь организации;

c) лицо, ответственное за архив учреждения;

d) представитель любых сторонних организаций.

28. Право решающего голоса имеют:

a) члены ЭК;

b) приглашенные консультанты и эксперты;

c) председатель ЭК;

d) председатель ЭК, его заместитель и секретарь комиссии.

29. Ответственность за ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов возлагается на:

a) председателя ЭК;

b) на всех членов ЭК;

c) секретаря комиссии;

d) Ответ №4 председателя ЭК и секретаря.

30. Основная цель организации контроля исполнения – . . .

a) обеспечение своевременного и качественного исполнения документов;

b) обеспечение сохранности документов, устранение возможности потерь документов;

c) обеспечение поиска документов в информационно-справочных целях;

d) проверка своевременного доведения документа до исполнителя.

31. Номенклатура дел предназначена для:

a) Систематизации документов на предприятии;

b) Группировки исполненных документов в дела и их учета;

c) Для правильного хранения документов на предприятии;

d) Соблюдения режима секретности на предприятии.

Источник: https://studopedia.su/15_149272_deloproizvodstvo-eto-----.html

3. Правила оформления управленческих документов

Соблюдение единых правил оформления документов обеспечивает

3.1.Требования к оформлению документов

Реквизит документа (от лат. requisitum — требуемое, необходимое) — обязательный элемент официального документа.

Формуляр-образец — совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов.

Бланк документа — стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и отведено определенное место для переменной.

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами. Совокупность реквизитов документа отражает его форму.

Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов.

От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

Каждый документ должен быть: содержательным и кратким; понятным для тех, кому он предназначен; правильно оформлен.

Существуют единые требования и правила оформления документов управления независимо от того, кто их подготовил — государственное предприятие или коммерческое, каким видом деятельности оно занимается, как ведет делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии). Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

— юридическую силу документов;

— качественное и своевременное составление и исполнение документов;

— организацию оперативного поиска документов.

Любой документ состоит из ряда элементов — реквизитов (даты, текста, подписи). Расположение их на документе и правила оформления установлены ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

3.2. Общие требования к оформлению реквизитов документа

01 — Государственный герб.

Изображается только в случаях, предусмотренных Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации», на документах министерств, ведомств, а также органов власти: суда, прокуратуры, арбитража; органов народовластия, высших органов управления и др.

02 — герб субъекта Российской Федерации.

Помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. В этом случае целесообразно указывать на бланке документа также наименование государ­ства — Российская Федерация.

На бланках документов могут дополнительно воспроизводиться также утвержденные в установленном порядке изображения (гербы) территорий или населенных пунктов.

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслужи­вания).

Это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, однако заменять эмблемой наименование предприятия или учреждения не допускается.

Эмблему размещают в левом поле документа, на уровне названия организации, или на верхнем поле. Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке и не изображается на документе, если у организации отсутствует официальное разрешение.

Она не воспроизводится также при наличии гербов на бланках организации.

04 — код организации.

Код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) имеют все зарегистрированные предприятия. Он может быть проставлен заранее типографским способом. Этот код является своеобразным подтверждением правомочности организации — автора документа. Оформляется в виде набора цифр в левой верхней части первого листа.

05 — основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН).

Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Со вступлением в силу с 1 июля 2002 г. Федерального закона № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц» каждому юридическому лицу присваивается ОГРН, который указывается во всех документах юридического лица и является его важной индивидуальной характеристикой.

06 — идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

ИНН — это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика (юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица).

07 — код формы документа.

По Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) он должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в классификаторах управленческой документации. Этот реквизит проставляется в верхней части документа при составлении конкретного вида документа, название формы которого включено в ОКУД.

Важными средствами информационного обеспечения являются классификаторы технико-экономической и социальной информации, т. е. нормативные документы, в которых содержатся свод и присвоенные коды наименования объектов, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов.

В зависимости от сферы применения классификаторы делятся на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий. В настоящее время разработано 37 общероссийских классификаторов. В том числе:

— Общероссийский классификатор стандартов (ОКС);

— Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

— Общероссийский классификатор отраслей народного хозяй­ства (ОКОНХ);

ОКУД принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30декабря 1993 г. № 299.

Код унифицированной формы документа состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ). Например: 0221952 — должностная инструкция; 0222152 — штатное расписание; 0276030 — график отпусков.

08 — наименование организации.

Данный реквизит указывает наименование организации, являющейся автором документа. Оно должно соответствовать наимено­ванию, закрепленному в ее учредительных документах, включая ­сокращенное наименование и наименование на иностранном языке.

Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации. Все они даются в именительном падеже. Например:

Министерство общего и профессионального образования

Государственная академия управления

Институт информационных систем управления

Если организация подведомственна одновременно нескольким органам управления или общественным организациям, то указывается не более трех степеней подведомственности.

Если имеется двойное подчинение — министерству и местным органам власти,— то в документе указывают только наименование местных органов власти.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках — русском и национальном.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации; его помещают ниже полного.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации); располагают его ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если они являются автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию. Сведения о конкретном авторе обязательны на внутренних документах организации.

Наименование организации располагается под реквизитом «Эмблема организации»

09 — справочные данные об организации.

Этот реквизит указывается только в служебных письмах. Сюда могут входить: индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес; номер телетайпа, телефона, факса, телекса. На письмах, касающихся финансовых вопросов, может быть проставлен номер счета в банке.

10 — наименование вида документа.

Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении документа, определяет состав реквизитов и структуру текста.

Наименование вида документа регламентируется уставом (положением об организации) и проставляется на всех документах за исключением писем и факсов; печатается прописными буквами (например, ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ).

Располагается в заголовочной части документа после реквизита «Наименование организации» и юридического адреса.

11 — дата документа.

Является одним из основных реквизитов документа, которые обеспечивают его юридическую силу.

Датой документа является дата его подписания или утверждения; для протокола — дата проведения заседания; для планов, отчетов, правил, инструкций — дата утверждения; для актов — дата события.

Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания.

Даты в документе оформляются цифровым способом в следующей последовательности: число, месяц, год. Например, дату 22 августа 2006 года следует оформлять в виде: 22.08.2006. Дату можно также оформлять и в соответствии с международным стандартом: 2006.08.22.

В текстах нормативных документов, а также содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесноцифровой способ оформления дат. Например: 22 августа 2006 г.

Дата проставляется в верхней части заголовочной части документа ниже реквизита «Наименование вида документа». В факсах, телеграммах и телефонограммах кроме даты проставляются часы и минуты.

12 — регистрационный номер документа.

Проставляется одновременно с датой.

Регистрационный номер — это условное обозначение документа, под которым он введен в информационно-поисковую систему организации. Для внутренних документов (например, приказов) это обычно порядковый номер дела (с начала года).

Для исходящих документов он складывается из нескольких частей: индекса структурного подразделения, номера дела в номенклатуре, где будет храниться копия документа после его отправки, порядкового номера документа.

Например: 04-12/57, где 04 — индекс структурного подразделения, 12 — номер дела в номенклатуре, 57 — порядковый номер отправляемого документа.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе.

Регистрационный номер документа помещается рядом с реквизитом «Дата».

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Источник: https://www.std72.ru/dir/deloproizvodstvo/dokumentacionnoe_obespechenie_upravlenija_uchebnoe_posobie/3_pravila_oformlenija_upravlencheskikh_dokumentov/239-1-0-4349

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.