Отметка об исполнителе содержит

Реквизит 25 Отметка об исполнителе. Не все так просто, как кажется

Отметка об исполнителе содержит

Пока документ в работе, все знают, кто автор, и, кажется, будут помнить об этом вечно. Но проходит месяц, возникает надобность вернуться к документу, задать несколько вопросов автору – а никто уже не может вспомнить, чьему же перу принадлежит документ. Чтобы этого избежать  ГОСТ Р 7.0.97-2016  предусмотрел реквизит 25 «Отметка об исполнителе».

Те из нас, кто проработал в профессии хотя бы несколько месяцев, наверняка уже сталкивались с неприятной ситуацией, когда приходится разыскивать автора или «хозяина» (иногда его называют владельцем) документа – как будто из другого измерения приплывают на ваш стол неопознанные документы, от которых все открещиваются. Или, что еще хуже, в авторстве начинают подозревать вас!

Пока документ в работе, все знают, кто автор, и, кажется, будут помнить об этом вечно. Но проходит месяц, нужно вернуться к документу, задать несколько вопросов автору – а никто уже не может вспомнить, чьему же перу принадлежит документ. Так и хочется порой крикнуть: «Автора!»

И это происходит внутри вашей организации! Что уж говорить о сторонних документах. Чтобы свести подобные ситуации к минимуму, существует реквизит 25 «Отметка об исполнителе».

Бытует мнение, что отметку об исполнителе следует проставлять исключительно на письмах, запросах, ответах на запросы, пояснительных записках  к проектам, расчетной и технической документации, других документах, которые идут за пределы организации. Это не совсем так.

Даже в малочисленных организациях бывает текучка кадров, различного рода реорганизации: укрупнения, слияния, изменения организационной структуры и штатного расписания и т.д. Это может быть причиной беспорядка в делопроизводстве и документообороте. В таком случае вам придется мучительно восстанавливать события и вспоминать, кто же разработал и оформил какой-либо документ. 

КАКИЕ ДАННЫЕ СОДЕРЖИТ РЕКВИЗИТ 25

В п. 5.25 ГОСТ Р 7.0.97-2016 указано, что отметка об исполнителе состоит из двух обязательных и трех дополнительных элементов. Рассмотрим их.

Отметка об исполнителе включает:

1) фамилию, имя, отчество исполнителя. Возможно, к исполнителю документа обратятся, поэтому желательно указывать имя и отчество полностью (Пример 1) – в ГОСТ указан именно такой вариант. На практике чаще указывают фамилию и инициалы;

2) номер телефона исполнителя. Какой именно телефон указывать: городской, мобильный или внутренний? Ответ: тот, по которому с исполнителем можно связаться.

Если отметка об исполнителе ставится на документе, который выйдет за пределы вашей организации (например, письмо), укажите мобильный  и городской. Если отметка об исполнителе ставится на внутреннем документе (например, служебная записка), достаточно указать внутренний телефон сотрудника.

Если не можете определиться, то пишите все телефоны.

Отметка об исполнителе может включать:

1) должность исполнителя. Это поможет понять, специалист какой именно компетенции разработал документ;

2) структурное подразделение, где работает исполнитель. Это сориентирует, в какое именно подразделение компании обращаться, например, для ответа;

3) электронный адрес исполнителя. Если исполнителю неудобно обсудить особенности документа по телефону, он может указать электронную 
 почту.

Какую еще информацию можно указать  в отметке об исполнителе?

Помимо рекомендаций, указанных в п. 5.25 ГОСТ Р 7.0.97-2016, в отметке об исполнителе можно указать:

  •  код подразделения, личный код сотрудника в подразделении или  табельный номер:
  •  дату распечатки документа:
  •  сведения о копиях. Для внутренних документов, требующих особого учета, можно указать количество копий. Если доступ к документу ограничен, следует указать, куда направлены копии:
  • иерархию исполнителей. Если у документа несколько исполнителей, вначале указывают главного исполнителя и его данные, ниже – соисполнителей (в столбик, в алфавитном порядке, с необходимыми контактными данными). В этом случае не обойтись без слов «Главный исполнитель» и «Соисполнитель», которые можно сократить до «ГИД» и «СИД»
  •  личную подпись исполнителя:

Источник: https://www.profiz.ru/sr/5_2019/Rekv_25/

Реквизит 28. Отметка об исполнителе. Правила составления

Отметка об исполнителе содержит

Обработка документов в аппарате управления включает документирование информации, обработку информации, содержащейся в документах, и организацию работы с документами. Совокупность работ, связанных с созданием документов, их регистрацией, классификацией, движением, учетом и хранением, называется делопроизводством.

В процессе делопроизводства осуществляется фиксирование информации (документирование) и организация работ с документами. Под документированием понимается создание текстовых документов в сфере управления.

Организация работы с документами означает создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в делопроизводстве.

Необходимость документирования управленческих процедур, установленная действующим законодательством, приводит на практике к созданию многочисленных форм финансовой, первичной учетной, расчетно-денежной, отчетно-статистической, организационно-распорядительной и других систем документации.

Особую роль среди управленческих документов играет организационно-распорядительная документация (ОРД), применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата учреждения, организации, предприятия.

Входящие в эту систему документы условно подразделяются на 3 группы:

– организационные документы – устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении учреждения, организации, предприятия, должностная инструкция работнику;

– распорядительные документы – приказ, распоряжение, указание, инструкция;

– информационно-справочные документы – протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма и т.д.

Операции по документированию организационно-распорядительной деятельности и организации работы с соответствующими документами называются административным делопроизводством.

Оформление документов осуществляется на бланках двух видов: общих, для организационно-распорядительных документов (ОРД), и бланков для писем.

Бланком называется лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию. Изготавливают бланки двух форматов: А4 (210х297 мм) и А5 (210х148 мм). Бланки каждого вида проектируют на основе углового или продольного расположения реквизитов.

Главное различие между ними в том, что бланк для писем содержит реквизит “Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер счета в банке” и трафаретную часть реквизита “Ссылка на индекс и дату входящего документа”, а на общих бланках вместо этих реквизитов остается свободная площадь, в которую впечатываются реквизиты “Наименование вида документа” и “Место составления или издания”.

Стандарты на формуляры – образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, реквизиты и правила их расположения.

Реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ 6.38-90 УСД Система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению и оформлению документов.

Совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа называется его формуляром. Формуляр – образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации.

Площадь, отводимая формуляром – образцом для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках. Согласно ГОСТ 6.38-90 документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 32 реквизитов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов.

Каждый должен содержать определенный их состав в зависимости от назначения документа.

В перечень реквизитов ОРД входят следующие: [2, c. 34]

1 Государственный герб.

2 Эмблема организации, учреждения, предприятия.

3 Изображение наград.

4 Код предприятия, учреждения или организации по Общегосударственному классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

5 Код формы документа по Общегосударственному классификатору управленческой документации (ОКУД).

6 Наименование министерства или ведомства.

7 Наименование учреждения, организации, предприятия.

8 Наименование структурного подразделения.

9 Индекс предприятия, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, номер телефона, номер счета в банке.

10 Название вида документа.

11 Дата.

12 Индекс.

13 Ссылка на индекс и дату входящего документа.

14 Место составления или издания.

15 Гриф ограничения доступа к документу.

16 Адресат.

17 Гриф утверждения.

18 Резолюция.

19 Заголовок к тексту.

20 Отметка о контроле.

21 Текст.

22 Отметка о наличии приложения.

23 Подпись.

24 Гриф согласования.

25 Визы.

26 Печать.

27 Отметка о заверении копий.

28 Фамилия исполнителя и номер телефона.

29 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

30 Отметка о переносе данных на машинный носитель.

31 Отметка о поступлении.

32 Предупредительный знак.

Реквизит «Отметка об исполнителе» располагают на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу документа. Отметка об исполнителе документа позволяет получателю документа (адресату) выяснить по телефону интересующие его вопросы или дать ответ, если решение вопроса не требует документального закрепления.

Фамилию исполнителя и номер его служебного телефона печатают без знаков препинания и обязательно указывают на исходящих документах.

Пример:

Иванова 222 21 23

Отметка об исполнителе может быть дополнена информацией: имя файла (полное имя файла), дата и другие поисковые данные, которые располагаются ниже данной отметки.

При оформлении на компьютере «Отметка об исполнителе» выполняется шрифтом Times New Roman обычный, размер 9 пунктов. [1, c. 11]

Источник: https://poisk-ru.ru/s21290t15.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.